Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office 2007

========================================================
Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat
surat masal  seperti  surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat  surat,
mencantumkan  nama  tamu  undangan  dan membuat  amplop  secara masal.  Selain  itu mail
merge  juga  diasa  dimanfaatkan  untuk  membuat  sertifikat,  label,  dan  amplop.  Untuk
menggunakan  fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah  file. File pertama
merupakan dokumen utama  (biasa disebut dengan dokumen master), berisi  surat yang akan
dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data
source  dapat  dibuat  melalui  Microsoft Word  menggunakan  fasilitas  Table,  menggunakan
Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.  
• Data  Source,  yaitu  dokumen  yang  isinya  khusus  untuk  masing-masing  penerima,

misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access,
Contact pada Outlook dan sebagainya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1.  Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge
1)  Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2)  Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)  Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai
keinginan,
4)  Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan
menggunakan  langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings 
• Klik tombol Start Mail Merge  
• Klik tombol Letter    

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge                         
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel.
Lakukan langkah-langkah berikut :
1)  Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients


 











2)  Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!

3)  Halaman  diatas  telah  diisi  dengan  data  seperti  yang  akan  dikirim.    Sebelum
memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information
dengan  cara  menge  KLIK  TOMBOL  New  Entry.  Akan  muncul  layar  seperti
dibawah!

4) Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5) Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data.
Pilih tempat untuk menyimpan.

3. Menggabungkan Main Document  Surat Mail Merge dengan Data Source
1)  Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan). 
2)  Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard.
Hal  ini dilakukan untuk memudahkan dalam   membuka file data alamat yang akan
dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data
yang ingin dirubah.



dan seterusnya . . .